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Mai 2020 NOUVELLES FINANCE ET INVESTISSEMENT | 7 Plus efficaces grâce à la COVID-19
Les cabinets améliorent leurs façons de faire durant la crise.
PAR ALIZÉE CALZA
la crise de la covid-19 a
forcé les cabinets de services fi- nanciers à modifier rapidement leurs façons de faire. Pour bon nombre d’entre eux, ces change- ments sont l’occasion d’apporter des améliorations durables qui les rendront plus efficaces à l’avenir.
Comme toutes les entreprises du Québec, les cabinets de ser- vices financiers ont dû réagir dans de courts délais aux me- sures de confinement dictées par le gouvernement.
Le jour même de l’annonce de ces mesures, le 16 mars, le Groupe Cloutier a créé le Task force COVID-19, une équipe de diri- geants qui se réunit quotidienne- ment pour discuter de la meilleure façon de s’adapter à la situation.
En moins de deux jours, la firme a réussi à décentraliser ses 145 employés et, depuis, 141 d’entre eux travaillent depuis leur résidence.
« Ç’a été vraiment un tour de force incroyable et très bien exé-
cuté avec le soutien de notre ser- vice de technologies, dit Patrick Cloutier, président et chef de la direction, associé, du Groupe Cloutier. Tout le monde travaille à distance, mais nous n’avons ja- mais été aussi proches.»
Chaque semaine, le Groupe rassemble tous ses employés dans une téléconférence pour dresser le bilan des derniers jours et parler de ce qui s’en vient.
La tâche n’était pourtant pas aisée pour le Groupe Cloutier, puisqu’il couvre trois champs différents: il est actif dans l’assu- rance individuelle et l’assurance collective, en plus d’être un agent général qui fait de l’investissement en fonds communs. «Dans les trois lignes de produits, beaucoup de choses ont été faites et actuelle- ment, tout roule comme si nous étions tous dans nos bureaux », commente Patrick Cloutier.
En peu de temps, le service d’épargne collective a été converti à 100 % au sans-papier, en s’assu- rant évidemment de respecter la conformité.
Une équipe a produit des cap- sules web afin d’aider les conseil- lers qui sont moins à l’aise avec les outils de vente à distance. De plus, la firme a créé une trousse comprenant les documents et pro- cédures nécessaires pour réaliser
des ventes à distance. Elle a aussi mis sur pied une unité spéciale, le CAVAD 20 (Centre d’aide pour les ventes à distance 2020), qui four- nit aux conseillers les outils requis pour effectuer leurs transactions.
Par ailleurs, l’équipe d’assu- rance individuelle et celle d’as- surance collective ont chacune élaboré un tableau interactif qui centralise toute l’information dont le conseiller a besoin pour être au fait de ce qu’il se passe chez chacun des assureurs qui font affaire avec le Groupe Cloutier.
En plus de ces outils, la firme s’assure de communiquer fré- quemment les informations im- portantes à ses clients. Elle a aussi décidé de lancer un microsite pour toutes les regrouper.
« Je pense que jusqu’à présent, on a très bien géré cette transition. On ne s’est pas réinventé com- plètement, mais il y a plusieurs choses que l’on fait différemment et je crois que certaines nouvelles fonctions seront conservées dans le futur », ajoute Patrick Cloutier. Par exemple, il prévoit que le télé- travail et la proportion de propo- sitions électroniques augmentent sensiblement.»
VIRAGE TECHNOLOGIQUE
Chez Gestion de patrimoine Assante, où près de 95% des em-
ployés travaillent de la maison en raison de la pandémie, la crise est l’occasion d’amener les conseil- lers à se familiariser davantage avec les outils technologiques.
Cela fait plusieurs années que la firme investit de 10 à 15% de ses revenus dans la technolo- gie, mais les outils mis à la dis- position des conseillers étaient « sous-utilisés », dit Éric Lauzon, vice-président, développement des affaires et recrutement. « Je pense que maintenant, ils vont être utilisés à leur pleine valeur.»
Assante met au service de ses conseillers de nombreuses ap- plications technologiques pour les aider dans leurs six champs d’expertise, et leur offre plusieurs séances de formation sur ces ou- tils technologiques.
La crise permet aussi de faire évoluer les communications au sein de la firme. « C’est curieux, nous sommes plus isolés, mais je dirais que les communications professionnelles ont augmenté », note Éric Lauzon.
À l’avenir, le nombre de ré- unions virtuelles sera d’ail- leurs beaucoup plus élevé qu’auparavant.
« Je pense qu’on va tous res- sortir de cette crise avec des pra- tiques plus performantes, ce qui
rendra les clients plus satisfaits », souligne Éric Lauzon.
EN COMMUNICATION CONSTANTE
Microsite sur la COVID-19, infolettre quotidienne et vidéo- conférence hebdomadaire avec le président et chef de la direc- tion, Robert Frances : le Groupe financier PEAK a lui aussi pris les moyens adéquats pour rester en communication constante avec ses conseillers et les aider à travailler efficacement pendant cette période difficile.
Un sondage réalisé par PEAK auprès de ses conseillers montre que ceux-ci étaient prêts, puisque la majorité d’entre eux utilisaient déjà des plateformes de vidéoconférence.
Deux points semblent toute- fois être plus problématiques pour eux : le plan de continuité des affaires et la cybersécurité.
Afin de répondre aux in- quiétudes concernant le plan de continuité des affaires, le Groupe financier PEAK a diffusé son propre plan sur le microsite. Et pour ce qui est de la cyber- sécurité, il a fait appel à une firme spécialisée pour l’aider à développer de meilleures pra- tiques, qui pourront ensuite être transmises aux conseillers. FI
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